Antworten auf die „großen Fragen“ der Verwaltungsdigitalisierung von der Smart Country Convention 2019

N3GZ hat als Teil der NEGZ-Herbsttagung auf der Smart Country Convention 2019 in einem Workshop Antworten auf „Die ‚großen Fragen‘ der Digitalisierung der Verwaltung“ gesucht:

  • Warum ist E-Government nochmal so extrem wichtig?
  • Kann Digitalisierung so inkrementell wie heute überhaupt funktionieren, oder sind radikalere Ansätze, d.h. Brüche notwendig?
  • Wie können Hemmnisse oder Widerstand gegenüber Veränderungen seitens der Beschäftigten in gemeinsames Gestalten von Digitalisierung umgewandelt werden?
  • Was brauchen wir, um die Verwaltungsdigitalisierung in Deutschland strategischer zu steuern?
  • Wie kann man (junge) qualifizierte Leute für die Transformation & Digitalisierung für die öffentliche Verwaltung begeistern?

In einem World-Café-Format rotierten die rund fünfzig Teilnehmenden in jeweils neu gemischten Kleingruppen von Frage zu Frage. Als Hilfestellung dienten in jeder Runde die drei Fragen:

  • Was sind typische Antworten auf diese Frage?
  • Haben wir gesicherte Antworten? Aus welchen Studien/Erfahrungen?
  • Was wurde in der Praxis hierzu in Deutschland und im Ausland bereits ausprobiert? Erfolgreich?

Warum ist E-Government nochmal so extrem wichtig?

Tischpate: Peter Kuhn von fortiss

Warum ist E-Government nochmal so extrem wichtig? Das war die große Frage, die von Peter Kuhn am ersten Tisch aufgeworfen wurde. Nicht überraschend, dass da die Teilnehmenden – die das ja beruflich machen – direkt einige Antworten parat hatten. Kosteneinsparung! Nutzerzentrierung! Standortfaktor! waren häufig genannte Gründe. Auch Zeitgeist, Inklusion und Anschlusshalten waren unter den genannten Gründen.

Aber sind das wirklich überzeugende Gründe? Ist etwa Kosteneinsparung in Zeiten der schwarzen Null wirklich ein dringendes Anliegen? Um die anschließende Diskussion zu strukturieren, wurden die gesammelten Argumente entlang von vier zugrunde liegenden Wertvorstellungen gruppiert (Rose et al., 2015). Neben Effizienz und Service auch Professionalität und Beteiligung.

In der Diskussion zeigte sich, dass viele Argumente auch kritischem Hinterfragen standhalten -aber oft mit einem anderen Spin als anfangs gedacht. Beispielsweise waren sich die Teilnehmenden einig, dass es nicht nur fehlendes Geld, sondern vor allem fehlendes Personal ist, das den öffentlichen Sektor zwingt effizienter zu werden. Ähnlich wurde argumentiert, dass digitale Technologien professioneller Weise nicht nur deshalb in Verwaltung genutzt werden sollten, weil sonst der Anschluss nicht gehalten werden kann. Die Verwaltung sollte die Technologien viel mehr nutzen, um präziser und weniger fehleranfällig zu werden. Letztlich dient aber auch das dem Anspruch der Professionalität.

Nach einem intensiven Austausch von Argumenten und dem Ablauf der 15 Minuten, waren dann alle erleichtert, doch für ein sinnvolles Ziel zu arbeiten. E-Government ist dann wohl doch wichtig. Mit neuer Motivation und klaren Wertvorstellungen im Kopf ging es direkt zum nächsten Tisch.


Kann Digitalisierung so inkrementell wie heute überhaupt funktionieren, oder sind radikalere Ansätze, d.h. Brüche notwendig?

Tischpatin: Svenja Stäbler von der Hertie School of Governance

Digitalisierung der zwei Geschwindigkeiten: Während für manche das Internet noch „Neuland“ ist, könnte die Digitalisierung für andere gar nicht schnell genug gehen. Umsetzung von Digitalisierungsstrategien sollten daher an den Bedürfnissen und Fähigkeiten der Nutzer ausrichtet sein. Ein Augenmerk sollte darauf gelegt werden, dass niemand ausgeschlossen wird.

Strategie: Für radikalere Ansätze fehlt eine zentrale Strategie und klare politische Mandate. Föderalismus erschwert schnelles, einheitliches Handeln. 

Regelungen: Durch gesetzliche Normen und langwierige Vergabeverfahren sind schnellere Ansätze häufig gar nicht möglich. Experimentierklauseln können einen Rahmen und mehr Spielraum für das Ausprobieren individuell angepasster Lösungen bieten. Außerdem sind Gesetze nicht unbedingt Bremser, sie können durch Verpflichtungen auch als Treiber für Digitalisierung genutzt werden. In diesem Zusammenhang wurde oft das Onlinezugangsgesetz (OZG) genannt.

Ressourcen: Für radikale, größer angelegte Ansätze fehlen sowohl finanzielle, als auch personelle Ressourcen. Eine gezielte Allokation der Ressourcen und keine Verteilung nach dem Gießkannenprinzip ist daher wünschenswert. 

Führungskultur: Das Element Mensch sollte bei allen Aktivitäten nicht außer Acht gelassen werden. Für eine höhere Akzeptanz von Digtialisierungsprojekten sollen Probleme und Ängste ernst genommen und persönliche Vorteile aufgezeichnet werden. Außerdem ist ausreichende Kommunikation und Einbeziehung von Anwendern für eine erfolgreiche Implementierung wichtig. 

Best Practices: Für größere Visionen fehlt zur Zeit oft noch der Rahmen und Best Practices für erfolgreiche Umsetzungsstrategien. Neue Ansätze wie Apps, Zusammenarbeit mit Start-ups und dem privat Sektor sind wünschenswert. Für Prozesse die gut funktionieren sind inkrementelle Ansätze durchaus geeignet. Trotzdem sollten bestehende Regelungen hinterfragt werden, und mangelhafte Prozesse komplett neu gedacht werden. 


Wie können Hemmnisse oder Widerstand gegenüber Veränderungen seitens der Beschäftigten in gemeinsames Gestalten von Digitalisierung umgewandelt werden?

Tischpatin: Justine Marienfeldt von der Universität Potsdam

Als zentrale Hemmnisse wurden Ängste der Beschäftigten genannt: Angst vor Veränderungen und dem Ungewohntem, vor Ersetzbarkeit, vor Überwachung und Kontrollierbarkeit sowie dem Verlust von Spielräumen. Auch fürchten Beschäftigte um die Anerkennung und Autonomie ihrer bisherigen Arbeitsweise und können sich nicht vorstellen, wie digitale Prozesse funktionieren sollen. Dies wird befeuert durch die denglisch-moderne Sprache, die im Kontext der Digitalisierung von Führungskräften und Berater*innen oftmals genutzt wird. Wenn Digitalisierungsvorhaben dann in einem Mehraufwand für die Beschäftigten münden, wächst deren Widerstand.

Als Strategien und Maßnahmen für ein gemeinsames Gestalten der Digitalisierung wurden Kommunikation und Transparenz hervorgehoben. Allen müssen Ziel und Sinn von Digitalisierungsvorhaben für die Organisation und die Beschäftigten klar sein. Bei der konkreten Ausgestaltung sollten Hilfestellungen und Arbeitserleichterung für die Beschäftigten im Mittelpunkt stehen und durch Mitbestimmung und Impulse aus der Basis entwickelt werden. Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen helfen den Beschäftigten, neue Angebote zu nutzen. Abschließend unterstützen behördeninterne Multiplikator*innen ihre Kolleg*innen bei Fragen zu Anwendungen und Prozessen. Außerdem wurde die Wertschätzung und Interesse am Wissen der Beschäftigten betont: Man dürfe nicht nur schlechtmachen, wie bisher gearbeitet wurde, sondern solle dies anerkennen und könne dann neue Möglichkeiten aufzeigen für die künftige Arbeit in der Verwaltung.


Was brauchen wir, um die Verwaltungsdigitalisierung in Deutschland strategischer zu steuern?

Tischpate: Basanta Thapa von Kompetenzzentrum Öffentliche IT

Größte Herausforderung der strategischen Steuerung der deutschen Verwaltungsdigitalisierung ist die schiere Zahl der zu beteiligenden Akteure über Verwaltungsebenen und Ressorts hinweg. Einige waren sich die Gruppen über die verschiedenen Runden darin, dass es mehr strategische Ausrichtung braucht. Aber ob hierfür ein allgemeines Leitbild, nach dem sich jeder Akteur nach Gutdünken richten kann, ausreicht, oder nur sanktionierbare Gesetze Wirkung entfalten, war umstritten. Kritisch wurden im Detail ausbuchstabierte Strategien gesehen, die beispielsweise von der Bundesebene vorgegeben auch für alle Kommunen gelten würden, denn solche Strategien könnten niemals für alle Akteure passen. Stattdessen sollten Leitbild, Architektur und Standards durch eine zentrale Instanz gesetzt werden, so dass beispielsweise jede Kommune einen klaren Rahmen und Orientierung für ihre Strategieentwicklung und IT-Steuerung hat. Daran schließt jedoch die Frage an, wer diese zentrale Instanz sein solle, da die IT-Steuerung derzeit fragmentiert sei.

Umstritten war unter den Gruppen die Einschätzung des OZG-Prozesses: Manche sahen darin ein positives Beispiel, nach dessen Muster eine übergreifende IT-Strategie des Staates erstellt und umgesetzt werden könnte. Andere Gruppen hingegen bewerteten den OZG-Prozess eher negativ und sahen im derzeitigen Aufbau des IT-Planungsrat eben jenes Entscheidungskompetenzschwäche, an der die strategische Steuerung der Verwaltungsdigitalisierung kranke.


Wie kann man (junge) qualifizierte Leute für die Transformation & Digitalisierung für die öffentliche Verwaltung begeistern?

Tischpatin: Franziska Clausius von IBM


Wir danken den vielen Teilnehmenden für ihre Offenheit und Diskussionsfreude sowie dem NEGZ für die Möglichkeit, eine Breakout Session der Herbsttagung zu gestalten. Unserem Eindruck nach sind nicht nur an den Tischen viele spannende Kontakte entstanden.

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