Wie organisiere ich ein Meetup?

Ein Meetup ist recht einfach organisiert, wenn man alle Bau- und Meilensteine im Blick hat. Deshalb haben wir diese hier aus den bisherigen Erfahrungen zusammengetragen.

Auf dieser Seite ganz unten findet sich außerdem noch ein generische Ablauf eines Meetups aus Sicht der Moderator:innen.

Wenn du dir vorstellen kannst, ein Meetup zu organisieren: Melde dich einfach im entsprechenden N3GZ-Slack-Kanal.

Bausteine eines Meetup

  1. Moderator:in
  2. Impulsgast
  3. Location (sollte für 15-30 Personen passen)
  4. Getränke
  5. eventuelle Präsentationstechnik
  6. Einladung (auf n3gz.org und dann streuen)

Meilensteine

1 Monat vorher

  • Terminzusage von Impulsgast mit grobem Thema, Präsentationstechnik abgefragt
  • Bild von Impulsgast und falls möglich Bild von Location besorgt
  • Location reserviert 
  • Plan, wie die Teilnehmenden an Getränke kommen

2 Wochen vorher

  • Ankündigung mit Anmeldeformular auf n3gz.org ist erstellt
    (Texte & Bilder ans Webseitenteam schicken)
  • Einladung gestreut
    • Twitter
    • (Facebook)
    • LinkedIn
    • Xing
    • hertie fellows & friends
    • Mailinglisten
      • N3GZ
      • Forums Junge Staats-, Policy- und Verwaltungsforschung (FoJuS)
      • OSI-Liste
      • Arbeitskreis „Digitalisierung und Politik“ im DVPW
      • Fachbereich Informatik in Recht und Öffentlicher Verwaltung (RVI) der Gesellschaft für Informatik

1 Woche vorher

  • Impulsgast erinnern, eventuell bei Location nachfragen
  • bei Bedarf Reminder über Verteiler und Social Media senden
  • Erinnerungsmail an angemeldete Teilnehmende versenden

3 Stunden vorher

1 Tag danach

  • Anmeldeliste für Mailingliste an Basanta weiterreichen
  • Ideen für Impulsgäste ins Etherpad eintragen
  • Fotos & Erfahrungswerte in den N3GZ-Slack-Kanal zu Meetups kommunizieren

Ablauf beim Meetup für Moderator:in

  1. Begrüßung durch Moderator:in
    1. Sinn & Zweck des Meetups
    2. Kurzvorstellung N3GZ
    3. Klebeband und Stift für Namensschilder herumgeben
    4. Vorstellungsrunde der Teilnehmenden
    5. Anmeldung Mailingliste herumgeben
    6. Vorstellung Impulsgast
  2. Inputs Impulsgast (max. 20 Minuten)
  3. Fragen/Diskussion mit Impulsgast (max. 40 Minuten)
  4. Plenum schließen
    1. Danke an Impulsgast
    2. Hinweis auf anstehende Veranstaltungen
    3. Einladung, Meetup zu organisieren oder Impulsgäste vorzuschlagen
    4. Übergang zum gemütlichen Beisammensein mit Privatgesprächen

Immer mal zwischendrin: Fotos schießen!

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